Reuniões malditas!

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Oie pessoal,

Como diria Matanza em Tudo errado:

Que belo resultado, eu fico realmente impressionado
O jeito que o sujeito tem de fazer tudo errado
Sabe muito bem que não entende
É rato que não aprende, vai ficando diferente porque fez o dito xis
Fez o que bem quis, menos o combinado, e não quer que eu fique irritado

Sabe que tá fazendo errado e vai fazendo mesmo assim
Sabe que tá ficando torto e que vai ficar ruim
Sabe que vai ficar por isso e todo compromisso pode deixar de lado
É mesmo desafortunado, quem acha muito engraçado fazer tudo errado

Junto com dinheiro posto fora, fosse a paciência embora
Já passou da sua hora de sumir daqui
Eu não quero mais que fique, não quero que se explique
Quero ver se me entende, saia já da minha frente
Por que não existe coisa mais nociva que o idiota de iniciativa

Lembrou daquelas reuniões que você sabe que são desnecessárias, sofridas, dolorosas, bem acho que já entenderam. Hoje resolvi escrever sobre como podemos melhorar nossas reuniões antes mesmo que elas aconteçam. E antes de começar, vamos tocar o som para trazer boas lembranças e renovar as energias:

Hoje, vou mostrar dicas que aprendi em 2014, quando participei de um evento do PMI-AM com o palestrante José Alves, ele ministrou um Workshop – Gerenciamento de Projetos – Primeiros Passos. O que ficou mais marcado, em minha mente, foram as dicas sobre agendamento, organização de uma reunião e como essas informações impactaram diretamente no meu lado facilitadora.

Ele apresentou um guia de preparação de reunião. Um arquivo simples, contendo algumas informações chaves para você saber se está preparado para realizar uma reunião.
As primeiras informações do guia são o responsável pelo agendamento, data, tema, local, horário e objetivo da reunião. Nada demais, contudo para esse último item, havia a seguinte pergunta:

Qual o objetivo dessa reunião?

José Alves comentou que se você não souber o porquê da reunião, é melhor parar por aí. Devo concordar!! Se for para reunir pessoas somente para te ver, é melhor marcar um happy hour, né?! Ter em mente o motivo em consumir o tempo das pessoas enfurnadas em um sala deve ser primordial e deixá-lo de forma clara para todos os convidados, faz toda a diferença para que as pessoas sintam-se estimuladas a ir, não acham?
Para reforçar a pergunta anterior, o guia contempla a pergunta:

Se essa reunião não se realizasse, quais seriam as consequências?

Gosto dessa pergunta, pois ela nos convida a exercitar a reflexão sobre a motivação, os resultados e os impactos que a reunião pode gerar. Se você não está ciente de tudo, recomendo reavaliar antes de enviar o convite.

Esta reunião é o único meio de conseguir este objetivo?

Cada caso é um caso. Percebo que ainda há pessoas que querem resolver tudo em reuniões, chamando zilhões de pessoas, quando na verdade, o caminho pode ser bem diferente. Avalie sempre as suas opções, se a reunião pode ser trocada por um telefonema ou e-mail com uma data limite para resposta, por exemplo. Estimular as pessoas a pensar sobre as possibilidades, pode ser mais eficaz para os resultados.

O guia também possui os campos para pauta da reunião, os quais devem estar alinhados com os objetivos da reunião. Ter uma agenda ajuda a conduzir os convidados e os manterem focados durante o encontro proposto.

Yoda

Yoda

Em seguida, o guia orienta a listar os participantes e complementa com as seguintes indagações:

Na ausência de quem esta reunião não faz sentido?
Quem mais poderia tirar proveito desta reunião?

A primeira pergunta estimula a identificar as pessoas chaves para auxiliar a atingir o objetivo da reunião. Já a segunda, busca avaliar as pessoas que possam contribuir como um todo.

O guia finaliza com dois itens: infraestrutura e documentos. O primeiro serve para avaliar a necessidade de sala, datashow e outros materiais como post-its, canetas, dentre outros. Já o segundo, diz a respeito sobre os documentos necessários para a reunião como os relatórios e dados (materiais que servirão de insumo para a reunião). Esteja preparado para reunião, providencie o quanto antes.

Eu gosto de dizer que uma reunião tem seu antes, durante e depois. ui! As dicas do guia são voltadas para as preliminares da reunião e observe que a preparação para uma reunião é importante para obter os resultados esperados, apesar do grande momento ser o durante. Evitar um trabalho desnecessário, para mim, é resultado incrível!!! Economizar o tempo de pessoas é essencial, a final, tempo é dinheiro.

Desejo que todos tenham reuniões mais produtivas. Aliás, essas dicas também servem para você rever os diversos convites de reunião. Particularmente, eu uso o objetivo. Ou seja, se o mesmo não está claro e não me vejo como alguém que seja necessária para a reunião, normalmente começo a questionar e, às vezes, até recusar.

Qualquer dúvida, só deixar seus comentários.

Abraços

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