Certamente vocês já devem ter ouvido falar sobre OKR. Não é de agora que esse tema ganhou os holofotes como uma alternativa para o planejamento e execução da estratégia das organizações. Porém, o que ainda não te contaram sobre OKRs?
Primeiramente, antes de adentrarmos nesse tema, é preciso trazer um pouco mais de contexto sobre o assunto. Em resumo, OKR é um acrônimo de Objectives (Objetivos) e Key-Results (Resultados-chaves) e foi criado por Andy Grove, um ex-CEO da Intel. Entretanto, esse termo ganhou destaque quando Larry Page, cofundador do google, afirmou que essa metodologia ajudou no crescimento exponencial da organização por diversas vezes.
Como o objetivo desse post não é para explicar o conceito de OKR, aqui estão algumas referências que utilizei para trazer esse contexto: - https://qulture.rocks/blog/okr-historia-origem-vale-do-silicio/ - https://resultadosdigitais.com.br/blog/o-que-okr/
Apesar de ser uma metodologia muito promissora e bastante comentada, ainda há muitas dúvidas sobre a sua aplicação e, consequentemente, muitos tropeços que acabam manchando a sua imagem. Por isso, vou falar um pouco sobre o que já vi por aí.
Muitos KR e muitos objetivos
A princípio, recomenda-se entre três e cinco resultados-chaves por objetivo. Mas, se você tem mais de dez objetivos e milhares de KR, por exemplo, as chances de perder o foco no que é mais importante é quase certa.
Quando se tem muitas variantes para acompanhar a evolução de uma meta, a complexidade e o esforço para responder às mudanças durante o percurso tendem a aumentar. Assim, é preciso escolher bem quais resultados-chaves fazem sentido para determinado objetivo.
Desse modo, é fundamental ter conhecimento dos indicadores chaves de performance (KPIs) que são importantes para a organização. Começar um processo de definição de OKR sem essas informações traz alguns riscos – de desalinhamento entre o objetivo e o resultado chave, por exemplo – que precisarão ser mitigados no decorrer do processo.
Uma dica para não cair nessa armadilha é conhecer a capacidade operacional da organização e realizar um pré-trabalho para conseguir os principais dados.
Iniciativas ou Projetos acima dos objetivos
Uma das etapas importantes no processo de OKR é a definição das iniciativas ou projetos que irão impactar os KPIs e, consequentemente, o sucesso dos objetivos.
Um erro muito comum de acontecer são os envolvidos priorizarem as iniciativas sem olharem para o objetivo a qual ela se destina. Seja porque é um projeto que já estava em andamento ou algum apego sentimental em não querer descartar demandas que não fazem mais sentido.
Na prática, ao se deparar com discussões sobre determinada iniciativa com foco total apenas no andamento do projeto e não no resultado trazido até agora, fique alerta! Há um risco da demanda não estar conectada totalmente com algum objetivo estratégico.
Objetivos sem ter como acompanhar
“O que pode ser medido, pode ser melhorado (Peter Drucker)”
Conhecer os KPIs de uma organização é fundamental para construção de bons OKRs. Sem eles, fica difícil ter certeza se estamos evoluindo ou retrocedendo em relação aos objetivos.
Alguns erros muito comuns são:
- Dados não utilizados com frequência e difíceis de serem obtidos;
- Dados que ainda não existem;
- Começar o período de OKR sem o valor alvo e o valor base;
Quando esse cenário acontece em organizações de baixa maturidade, estranhamente as pessoas costumam continuar o processo com o discurso de “vamos pegar esses dados e mais tarde preenchemos”.
Cuidado com a armadilha de adentrar no processo de construção de OKR sem ter as informações necessárias, pois o risco é alto das discussões serem guiadas por opiniões pessoais e achismos.
É preciso ter em mente o seguinte pensamento: quanto mais claro for a estratégia baseada em dados, as chances de enfrentar percalços são menores.
Para você que está perguntando: “Mas Diogo, eu não sei os KPIs da organização… e agora?!” Calma!!! Caso você ainda não tenha esses indicadores, você pode envolver pessoas de outras áreas que tenham essas informações em um exercício para compilar os dados.
Não envolvimento das áreas chaves
Quando estamos atuando em um nível mais operacional ou tático, é comum não envolver todas as áreas para a construção de OKRs. Porém, quando falamos do nível estratégico, temos que estar lembrando constantemente que OKRs são para toda a empresa!
Algo muito comum de acontecer no processo de OKR é falar de algum objetivo que envolve uma área específica e não ter nenhum representante da mesma no encontro. Por isso, é preciso mapear quem são as pessoas chaves para participar do processo de definição de OKRs de acordo com o fluxo de cadeia de valor da organização.
Uma alternativa para esse mapeamento é o exercício do lean chamado: Value Stream Mapping (VSM), pois ajuda a identificar as principais áreas e atividades-chaves que uma empresa faz para entregar valor de ponta-a-ponta.
É importante lembrar que, caso você opte por ela, é importante fazer isso ANTES do processo de construção de OKR.
Objetivos sem relação com o propósito.
Quando falamos de estratégia, é preciso ter um direcionamento para onde queremos ir. Ou seja, qual é a missão do time ou da organização? Essa resposta fundamental para a guiar todo o processo de OKR.
Vale lembrar que todo propósito deve ser inspiracional e intangível. Veja a missão do google, por exemplo:
“Nossa missão é organizar as informações do mundo para que sejam universalmente acessíveis e úteis para todos.”
Sabendo da sua missão, agora analise como os produtos do google (e-mail, buscador, tradutor, entre outros) convergem para isso.
Organizações de baixo desempenho não têm claro qual é seu propósito e o resultado disso é um processo de OKR nada efetivo e mal falado. Ter esse entendimento é fundamental para trazer objetivos empolgantes.
OKR contemplando apenas o negócio.
Essa armadilha é cruel. Organizações de desenvolvimento de software de baixa maturidade costumam não considerar objetivos e iniciativas de engenharia como parte das OKRs. A situação mais comum, nesse cenário, é a falta de visibilidade do que está em andamento e, por conseqüência, times atuando em demandas maiores do que a sua capacidade.
A fim de evitar isso, traga visibilidade de tudo que está em andamento e se está relacionado com algum objetivo ou não. Dessa forma, isso ajudará a organização a ter noção da sua capacidade de atuação e ajustar os OKRs para serem mais assertivos.
PORTANTO…
Perceba que apesar de sua simplicidade, há uma série de fatores que influenciam todo o processo de construção e acompanhamento dos OKRs.
É uma metodologia aplicável em todos os níveis organizacionais e estimula a comunicação entre times e áreas. Por isso, valores como abertura e coragem são fundamentais para gerar discussões ricas em torno dos objetivos.
O processo de OKR é bastante flexível e não existe uma resposta única correta porque cada organização tem seu contexto. Porém, gosto de pensar que existem várias respostas erradas.
Quando mal aplicada, elas podem gerar muito ruído na comunicação e bastante desengajamento de todos. Já quando bem conduzida, traz uma série de benefícios, como:
- foco e disciplina;
- gestão e performance;
- transparência;
- alinhamento entre as equipes;
- tomar ações baseadas em dados;
- entre outros;
Os tópicos apresentados neste post estão relacionados ao que eu já vi por aí e também a algumas discussões e debates nas comunidades de agilidade, espero que os ajudem de alguma forma.
Caso ficou mais interessado sobre o conceito de OKR, deixa nos comentários seu feedback e escrevemos em outro post!
Abraço!
