Última facilitação de 2016

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Olá pessoal,

Segundo dia de 2017 e já estou com uma ressaca moral. Atrasei o meu sprint de início de ano, mas por um bom motivo. Assim que possível eu o revelo. FELIZ 2017 para todos! E vamos lá.
Hoje vou falar sobre a minha última experiência em facilitação do ano de 2016. O desafio era fazer duas empresas conversarem sobre um problema específico que elas passam e levantar possíveis ações. Esse bate-papo teve a duração total de 2h30, porém foi dividido em dois dias devido a disponibilidade de todos. No primeiro dia, fui chamada em cima da hora, o que não deu para me preparar bem. Acredito que uma boa facilitação tem um antes, durante e depois.

Antes

Planejamento, entendimento da audiência e do objetivo da reunião, dentre outros pontos.

Durante

Executar a facilitação da melhor forma nem sempre é seguir o plano. No momento do “vamos ver”, muitas coisas podem acontecer. Por isso a importância do monitoramento do timebox, confirmação do contexto e participação de todos para a gerar ações em busca dos resultados.

Depois

Compartilhar o resultado da execução com todos e, se for preciso, gerenciar o andamento das ações.

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Conhecendo o grupo

Fiz uma apresentação rápida com o clássico diga seu nome, empresa e com que trabalha.

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Contextualização

Apresentei o objetivo daquele bate-papo, ou seja,  a trocar de experiências entre os Products Owner (PO) e levantar ações para um problema específico. Para iniciar a interação do grupo, solicitei que todos ajudassem a definir o conceito de PO para alinhar entendimento e deixar claro o objetivo. Com isso, fui anotando no quadro o que eles acreditavam ser o papel do PO, validando e refinando as informações com todos presentes.

Se tivesse me preparado, seguiria a recomendação do Luiz Rodrigues, utilizar "É/Não é/Faz/Não faz" do papel do PO" poderia ter sido mais enriquecedor.

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Experiências

Utilizando a base do Learning Canvas, pedi para que os participantes escrevessem as experiências que vivenciaram ou perceberam que a atuação do PO, ou dele próprio, fez a diferença para o cliente para o resultado do projeto/produto e para satisfação do cliente. Esse foi um ponto de discussão longo, todos colaboraram bastante e começamos a filtrar as informações, porém o tempo do primeiro dia finalizou e não conseguimos filtrar todos, mas eles absorveram boa parte das experiência. Aproveitei para pegar os feedbacks daquela facilitação improvisada.

Segundo dia, já com os feedbacks dos participantes, segui a sugestão de uma pessoa, levantar os pontos que não funcionaram bem. As experiências que eles presenciaram ou observaram que o PO ou eles mesmos pisaram na bola com o cliente e/ ou o produto. Porém dessa fez, pedi para eles se organizarem em times com a restrição que tivesse pessoas das duas empresas. Pedi para que eles levantassem 3 eventos cada um em 5 minutos.

Após isso, eles deveriam apresentar e conversar sobre o que cada um colocou e, por fim, selecionar somente 3 para serem adicionados no quadro em 10 minutos através do Dot Voting. Assim, cada time apresentou os seus resultados, e o mais engraçado, todos apresentaram eventos que abordavam o mesmo contexto – escopo do negócio obvio né?! São POs.

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Ideias

E então, fomos para outra parte do Learning Canvas. Antes, pedi para que os times voltassem a conversar entre eles sobre o problema em questão e começar a avaliar possíveis ideias, um brainstorm rápido de 10 minutos para ajudá-los a retornarem ao objetivo daquele bate-papo. Após isso, cada integrante do time deveria escrever as ideias para resolução do problema apresentado, também recomendei que eles retornassem ao quadro para rever as experiências já discutidas.

Lembrando a famosa frase de Antoine Lavoisier:

Na natureza nada se cria, nada se perde, tudo se transforma.

ou mesmo, parafraseando o famoso Chacrinha

Na televisão, nada se cria, tudo se copia.

Durante o timebox oferecido eles também removeram as repetidas e priorizaram om Dot Voting. Em seguida, todos os times mostraram suas ideias e destacamos em círculos (pena que não dá para mostrar as imagens, os círculos estava mais para amebas) os itens que tinham contexto semelhantes, por exemplo, muitas ideias estavam voltada para formas comunicação com o cliente em diferentes fases do projeto.

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Finalizando

Como eram duas empresas, expus duas possibilidades para poderem atacarem de forma mais eficaz, cada empresa priorizar o contexto como convir em outro momento ou finalizarmos com um priorização em conjunto, uma vez que as dores era as mesmas, pois o nosso timebox estavam finalizando. Eles priorizaram e repassei o resultados da reunião via e-mail para todos.

A experiência foi muito boa, pois foi o maior público que facilitei( um pouco menos de 30 pessoas). O mais legal que foram pessoas com que não tenho convivido, portanto, consegui conduzir bem. E do feedback que consegui depois da reunião, todos gostaram da dinâmic devido a pontualidade, dando a oportunidade a todos para contribuirem.

Lições aprendidas para mim:
* Com grupo grande dividir em times, conseguimos ser mais objetivos nas discussões.
* Usar outras técnicas de filtragem além do Dot Voting.
* Monitorar o tempo para obter feedbacks.

Abraços

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