Os erros que eu cometi como facilitador.

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Olá!!

Esse post é para pagar uma dívida com a galera do canal #Facilitação da comunidade ágil no slack. Em uma conversa falei que tinha cometido vários erros em retrospectivas e facilitações de reuniões e logo me pediram para publicar.

Bom é difícil falar dos acertos imagina dos erros, mas vou tentar trazer alguns deles.

Em retrospectivas:

Misturar em demasia Team Build, Retrospectiva e visão de futuro.

Estava em um time recém formado que trabalhava com um sistema legado, cheio de pequenos problemas e com uma arquitetura toda zuada por conta das várias mudanças. Então pensei em arquitetura, em estabilidade e em energizar o time. Montei uma retrospectiva pensando em pilares e executei como na foto.

Retrospectiva Horus

Retrospectiva

O resultado foi catastrófico, o time saiu da sala do jeito que entrou e, o pior, eu estava faceiro porque fiz uma retro nova kkkk.

A ficha só caiu no outro dia quando vi o time meio cabisbaixo e sem muito entusiasmo. Logo, fui tentar entender o que aconteceu e percebi que a mistura das coisas não deram certo. Talvez fosse mais válido se tivesse feito apenas uma atividade para alcançar a visão de futuro do sistema ou alguma dinâmica de team building #menosémais.

Jogando os problemas pessoais para o time na mesa.

O time topou fazer a retrospectiva em um café, o que leva a galera a ficar mais tranquila. Nem lembro a dinâmica que usei, mas foi maneira! A galera estava animada e energizada, porém na hora do encerramento inventei de falar que estava chateado com um comportamento do time e foi impressionante ver os sorrisos indo embora. Foi uma belezura.

Poderia ter falado no começo ou no meio da retrospectiva, tirando o chapéu de facilitador por alguns minutos. Ou poderia ter chamado o time para conversar sobre o assunto em outro momento.
Quem nunca ficou “puto” chateado com um colega do time que atire a primeira pedra… Brigando com P.O.

Em uma das retrospectivas, estava um membro do time reclamando de outro departamento da empresa. Eu levantei e comecei a imitar o seu comportamento em uma discussão com aquele setor. Este ficou mais irritado e o restante do time com cara de assustado. Parei e fiz uma pausa, mas o clima não estava o mesmo e a cerimônia foi para o espaço.

Em outra, o PO não estava afim de participar da retrospectiva. Ao entrar na sala, começou a criticar o fato de termos que fazer a cerimônia e passou a brigar comigo por estar “forçando” a realização desta sem “ter necessidade”. Minha reação de respirar profundamente, para não responder, só fez piorar a situação e então ele saiu da sala muito irritado. Fiquei conversando com o time para tentar acalmar os ânimos e depois, de vinte minutos, o PO retornou pedindo desculpas e falando tudo que estava acontecendo.

A falha nesse caso foi não ter parado para ouvir antes o PO e não ter tentado entender o porquê de sua incomodação com a cerimônia. O lado bom é que rolou um feedback geral do time para a pessoa em questão, influenciando na performance do time posteriormente.

Não perceber a hora de parar a cerimônia quente.

Estava facilitando uma retrospectiva e a galera começou a se exaltar com um desenvolvedor com um perfil mais forte. Eu pensando comigo: “Uma briga é boa para deixar a galera soltar o que está guardado”. Mas, de repente, um “maluco” da um tapa na mesa e fala gritando para esse desenvolvedor:

Cala a boca e ouve o que os outros estão falando! Deixa de ser idiota e escute os feedbacks, você está parecendo um moleque…

(ou algo assim).

O desenvolvedor simplesmente levantou, saiu da sala, pegou suas coisas e foi embora. Parei ele no corredor e  o chamei para um bate papo regado à chopp. Se eu tivesse parado a retrospectiva antes, seria muito mais fácil ajudar o time a tratar o problema. Nesse caso as pessoas quase pediram demissão da empresa e exigiu um esforço em conjunto para arrumarmos a casa. No final, deu tudo certo e os caras continuaram trabalhando juntos por um bom tempo. O fato aqui é que deveria ter parado a cerimônia na primeira vez que alguém falou alto e ter feito um a um com as pessoas.

Outro ponto, nesta época eu não usava Diretiva Primária nas retrospectivas. Será que faria diferença?

Em cerimônias no geral:

Facilitar sem energia.

Como um bom ser humano, tenho minhas fases de baixo astral e insegurança. Logo, como SM, eu tinha que facilitar as reuniões.

Entrei em várias desse jeito. O problema aqui é que sem energia eu não conseguia gerar empatia com as pessoas e perdia a capacidade de adaptação. A solução seria cancelar, pedir para outra pessoa facilitar ou descobrir coisas que possam gerar essa energia (vontade).

Facilitar sem estar preparado, sem contexto.

Ser pego de surpresa é sempre um bom desafio, mas é muito arriscado se seu cinturão de ferramentas está desatualizado. Logo, você acaba usando o básico sem gerar grandes resultados. Outro ponto aqui é conhecer seu público! É tipo fazer piadas que são inocentes para você, mas podem soar machista para um grupo de pessoas.

Esquecer de dar o contexto.

Nossa!! Essa é básica. Entrar na cerimônia e sair fazendo ela sem explicar o que levou a gente a estar ali é um erro primário, mas constantemente executado pois acreditamos que todos já sabem.

Bom estes foram alguns tropeços da minha vida de facilitador. Tropeços que geraram grandes aprendizados. Já passou por uma dessas? Alguma dica? Participe deixando nos comentários.

Agora um desafio: A galera do Agile.pub montar um post sobre esse assunto 🙂  

Abraços.

Showing 8 comments
  • Vagner
    Responder

    Parabéns Samuel, muito bom o post.

    • Samuel Cavalcante
      Responder

      Obrigado.

  • Aurineide
    Responder

    O legal é ver que as falhas se repetem.
    Gostei das dicas para tentar evitar.
    parabéns.

  • Vladson Freire
    Responder

    Muito bom!

    • Jana Pereira
      Responder

      Obrigada, pessoal!

    • Samuel Cavalcante
      Responder

      Obrigado

  • Amanda Righi
    Responder

    Ótimo post, Samuel! Obrigada! Compartilhar as experiências de outras pessoas em outros contextos é muito enriquecedor!!
    Só uma dúvida: qnd vc fala que não usava “Diretiva Primária” a que se refere exatamente? Seriam as orientações no início da reunião?
    A questão do seu primeiro ponto (o menos é mais) é excelente pq a linha entre o “tá bom assim” e o “tá demais assim” é muito tênue e é algo que temos que tomar cuidado sempre, pois em termos de soft skills uma vírgula fora do lugar pode mudar todo o comportamento do grupo e assim, o resultado.

    Valeeu!

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