Melhorando a Maturidade do Time com Kanban

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Para começar a melhorar a maturidade do seu time, com ou sem Kanban, a primeira pergunta é, em que nível estamos?

Para responder a essa pergunta, vamos utilizar o Modelo de Tuckman como base para análise. No primeiro estágio deste modelo, as pessoas se veem de forma independente e não como um time, não há objetivos ou atividades comuns. Como seria a aplicação de Kanban nesse momento da equipe?

Dos casos em que trabalhei, um grupo nesse estágio provavelmente não tem um quadro de atividades do time e, se há alguma visibilidade, é individual. Portanto, verifique o que as pessoas já utilizam para se organizar, por ex: listas de tarefas, em excel, bloco de notas ou e-mail. Com isso, comece por um quadro simples, individual mesmo.

Personal Kanban

Personal Kanban

Nesse momento, tentar ir direto para um quadro de time pode ser um problema, porque as pessoas ainda não identificam um fluxo/processo comum ou atividades interdependentes (estágio dois do Modelo de Tuckman), portanto, não faz sentido o quadro e a adoção provavelmente seria abandonada em pouco tempo.

Após experimentar o Kanban pessoal por algumas semanas, aí sim o próximo passo é conversar com a equipe sobre um fluxo comum e como trazer visibilidade sobre esse trabalho. Nessa etapa não é estranho que as pessoas comecem com um Proto Kanban como abaixo, também apelidado de “Minha raia, minha vida” pelo Rodrigo Yoshima.

Proto Kanban

Proto Kanban

Caso você esteja começando nas práticas ágeis, não desanime. Lembre que o processo de melhoria contínua é evolucionário e esse Kanban é uma ótima oportunidade para que as pessoas entendam sua capacidade individual (seu conhecimento e o quanto conseguem lidar com as demandas que chegam), aprendendo a limitar seu próprio trabalho.

Sua equipe estando nessa etapa é um sinal de que eles aceitaram seu ato de liderança e chegaram a algum consenso quanto ao quadro (estágio três do Modelo de Tuckman), a sua próxima pergunta pode ser: como tirar o foco do trabalho individual e transformar esse grupo em um verdadeiro time?

Lembre-se de respeitar a velocidade da sua equipe, mantenha a melhoria em um ritmo sustentável!

Dentro das práticas ágeis temos diversas formas de se chegar a resultados similares, por exemplo, o pareamento poderia ser uma forma de alinhar os objetivos dos membros da equipe. Um dos desafios dessa prática é que, muitas vezes, o próprio grupo não a aceita. Isso pode ocorrer por diversos fatores, entre eles, a dificuldade das pessoas em enxergarem suas atividades como parte de um todo, ou seja, a ideia de cadeia de valor.

Se a sua equipe entrega atividades, o interesse individual sempre vai ser entregar a sua própria parte, o maior desafio aqui consiste em que o time veja seu trabalho como parte de um produto ou serviço. Com isso, entregar a minha parte não seria suficiente, já que ela não teria valor ou utilidade se entregue sem a parte que está sendo feita por outra pessoa do grupo.

Uma sugestão para essa tarefa é o uso do Fit for Purpose.
Quadro Kanban

Quadro Kanban

Chegando até aqui (estágio quatro do Modelo de Tuckman), com certeza já vale levar o time para celebrar, bebendo uma cerveja bem gelada! Na volta, invista na definição de políticas explícitas para priorização e alocação da capacidade do time, de acordo com o trabalho.

Quadro Kanban

Quadro Kanban

Se o seu time trabalha com diferentes tipos de demandas (histórias, atividades de manutenção e/ou defeitos, por exemplo), trazer visibilidade sobre o tempo que seu time investe em cada um desses tipos, além de evidenciar possíveis interrupções, é fundamental para a qualidade das métricas.

E lembre-se de separar um tempo durante a semana ou o mês para o merecido slack time do seu time, esse é o tempo que as pessoas devem investir em capacitação ou na resolução criativa de problemas, essenciais para a melhoria contínua e inovação.

Outro ponto importante é que um time de alta maturidade não atinge esse estágio e permanece estável, as pessoas, assim como seu produto/serviço e sua organização estão em constante mudança. Com isso, o olhar atento do time, assim como de seu líder/facilitador, serão sempre necessários para garantir que os processos e pessoas continuem evoluindo.

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