Comunicação Eficaz em Times Remotos

E ai, galera.

Nos últimos posts, procurei relatar sobre a minha experiência com a cultura do feedback no trabalho remoto e também sobre como começar a trabalhar remotamente com o seu time. Hoje, iremos falar sobre como fazer para comunicação fluir bem equipes remotas.

Uma das bases para o bom funcionamento de um time ágil é a comunicação. Por meio dela, é possível aprender novos conhecimentos, parear com os integrantes do seu time, resolver vários problemas e nos organizar para encontrarmos a eficácia do nosso trabalho. Quando ela não flui bem, em geral, diversos problemas aparecem. Principalmente no que diz a respeito de alinhamento e convivência. 

Mas, para adentrarmos melhor nesse assunto, precisamos entender os elementos da teoria da comunicação. Ela é composta de um emissor (quem emite a mensagem), receptor  (quem recebe a mensagem), mensagem (a informação em si) e canal (meio que a mensagem se propaga), conforme a imagem a seguir.

Elementos da Teoria da Comunicação | Fonte: todamateria.com.br
Elementos da Teoria da Comunicação | Fonte: todamateria.com.br

Em um time que divide o mesmo espaço, a comunicação tende a falhar menos, pois os integrantes conseguem interpretar melhor a mensagem, com apoio das informações não verbais que demonstramos constantemente. De acordo com Alistair Cookburn, autor do livro Agile Software Development: The Cooperative Game, a comunicação cara a cara é a forma eficaz de nos comunicarmos uns com os outros.

Eficácia da Comunicação | Fonte: Agile Modelling
Eficácia da Comunicação | Fonte: Agile Modelling

Porém, quando olhamos para o contexto remoto, percebemos o quão a comunicação pode ficar prejudicada, principalmente por ela ser assíncrona e dependendo da forma como a mensagem é escrita, abre espaço para inúmeras interpretações. 

Algumas situações…

O principal problema que tínhamos era local para fazer as reuniões. Enquanto o pessoal da cidade A reunia-se em uma sala, o pessoal de cidade B também se reunia em uma sala e daí faziamos uma video conferencia. Ou seja, precisava agendar as salas com bastante antecedência (em ambas cidades) e acabavamos perdendo o timing para resolver algumas situações. Sem contar que o engajamento era baixíssimo, os problemas técnicos para configurar os equipamentos eram constantes (ajeitar a configuração da televisão para conectar com o restante do time na outra cidade, por exemplo) e a qualidade da internet piorava tudo. Já dá para imaginar como era a retrospectiva nesse formato, né?

Outra situação: quando eu ia conversar com uma pessoa do meu time no privado, ela costumava colocar exclamação no final de cada mensagem.

Diogo, o time está com dúvida em relação ao processo!

Ao ler as mensagens, eu interpretava que era algo muito urgente e, quando ia conversar pessoalmente, via que era algo simples. Ou seja, falha na minha interpretação. 

Teve uma vez também, durante um feedback 360, um dos integrantes do time falou de uma forma mais enérgica para a pessoa que pediu feedback, gerando ruído no entendimento. 

Complicado isso, Diogo. E o que você fez?

Bom, depois de muita dor e sofrimento conversa, o time foi chegando em alguns acordos, tais como:

Parar de fazer reuniões em salas separadas e realizá-las virtualmente 

Todos na frente do computador e com a webcam ligada. Isso ajudava quando precisávamos alinhar, pois o time conseguia perceber as expressões dos integrantes durante as conversas. 

Conforme foi passando o tempo, naturalmente, esse acordo foi sendo mudado. Como o time fazia bastante pair e mob programming, eles compartilhavam bastante a tela e webcam mais atrapalhava do que ajudava. Então, a equipe passou a ligar a câmera apenas em reuniões mais importantes.

Não se prender a uma ferramenta

O manifesto fala Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas, porém quando trata-se do contexto remoto, precisamos olhar para as ferramentas com carinho para que indivíduos e interações ainda sejam o foco principal.

Após entender que a comunicação é assíncrona (a pessoa pode responder logo em seguida ou responder depois de três horas), foi acordado em não depender apenas de uma ferramenta. 

Utilizávamos o slack para a integração diária, porém, se algo fosse muito urgente, o time ia para WhatsApp ou, até mesmo, telefonava para o companheiro de equipe.

Definir o filtro de leitura

Esse foi um alinhamento bem importante para diminuir as interpretações erradas. Quando eu ia conversar com alguém no privado, eu deixava claro o filtro como eu gostaria que a mensagem fosse interpretada. Por exemplo:

Não estou gritando e nem com raiva. Leia essa mensagem como se fosse um conselho.

Outro elemento que ajudava bastante era o uso dos emoticons, pois é uma forma visual para deixar explícito o humor da pessoa.

Não estou gritando e nem com raiva. Leia essa mensagem como se fosse um conselho :).

Portanto, é claro que a comunicação cara-a-cara é a melhor forma, como podemos ver na imagem sobre eficácia da comunicação, e estar remoto não exclui a possibilidade disso acontecer. Vale lembrar também que a responsabilidade pelo entendimento da mensagem é do emissor (e não do receptor) e esse tipo de acordo com o time é um ótimo caminho para melhorar a comunicação do seu time.

Apesar do trabalho remoto exigir bastante do nosso poder de adaptação, é preciso termos atitudes e ações diferentes para alcançarmos resultados diferentes.  Como Lisette Sutherland, autora do livro Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely – Succesfully – for Individuals, Teams and Managers , comentou nessa conversa com o meu amigo Mateus Rocha, do Papo Ágil.

Não podemos usar as mesmas técnicas que usamos pessoalmente e apenas usá-las online.

Trabalhar remoto é um jeito diferente de se trabalhar e nós precisamos realizar tarefas ágeis de forma diferente.

Espero que essas dicas possam ajudar vocês,
Grande abraço.


Compre Agora

Deixe um Comentário

Comece a digitar e pressione Enter para pesquisar

Agilidade Em Times Remotos - Cultura de Feedback