Para entendermos melhor as pressuposições do Kanban, vamos refletir o cenário a seguir:
Pessoa X: Jana, por que é tão difícil o time utilizar o Kanban?
Eu: Defina difícil?
Pessoa X: Ah… as pessoas ficam com resistências, acha que não precisa de quadro físico, querem só o virtual, sei que o físico é melhor e tal.
Eu: Ah..então vocês já tem um quadro Kanban. Como foi criado esse quadro?
Pessoa X: Eu fiz o quadro, assim com as colunas a , b e c, pois no projeto anterior era assim, então achei melhor usar o mesmo. Vou ser sincero contigo, ainda não entendi o que o cargo Z faz, ele se sente perdido no quadro, acho que o cargo Z não deveria existir nesse processo.
Eu: E o que o time acha do fluxo que está hoje?
Pessoa X: Não entendo porque o pessoal não entende, é tão simples, são três colunas. É complicado.
Essa história por completa é fictícia. Na verdade, é um frankenstein de bate-papos de tive dentro da comunidade. Alguém se identifica com algo? Pois bem, o método Kanban em si não é tão difícil como imaginamos ou já sentimos em algum momento. Por ser um método que atua em gestão de mudanças, dependendo da forma de como o mesmo for introduzido no ambiente, pode ser um fator estressante ou estimulante.
People don’t resist change. They resist being changed.
Parafraseando Senge, particularmente, também acredito que mudanças podem não ser fácil para o ser humano. Não pela mudança em si, mas pelo fato delas serem afetadas (negativamente) por essa mudança. E a partir de doses homeopáticas podemos minimizar esses estresses e obter excelentes resultados que gerem eficiência em nossa organização. Hoje gostaria de relembrar ou conhecer alguns pontos que o David Anderson comenta em seu livro Kanban: Mudanca Evolucionaria de Sucesso Para Seu Negocio de Tecnologia.
A essência de se começar com Kanban é mudar o mínimo possível.
Vamos falar de alguns pressuposições que devemos ter ao utilizar a abordagem Kanban:
Comece com o que você tem/faz:
Pense no que é o seu fluxo de trabalho atual, evite em pensar em como seria o ideal. Retrate a realidade do seu dia-a-dia. Quais são os tipos de demandas que vocês trabalham? Quantas pessoas temos ou que participam do fluxo para entregar para o cliente? Hoje, como descrevemos o fluxo de trabalho para cada um dessas demandas? Tente responder inicialmente essas perguntas. Será bom guia para os primeiros passos com a formatação do seu Kanban.
Procure realizar acordos que sejam em prol da abordagem de mudança evolucionária:
Bonito isso, Jana, o que é? Ao começarmos com o que temos, isso não implica em continuarmos a fazer sempre da mesma maneira, estamos em busca de um processo no qual possa ter a modificação constante e progressiva, alterando um estado ou uma condição, em passos pequenos, uma coisa de cada vez, de forma contínua. E as pessoas devem se sentir a vontade com essa abordagem. Para isso alinhar com o time/organização pode ser uma maneira de dizer que não iremos mudar de A para B do dia para noite, e evitando a conotação de revolução. As evoluções poderão ocorrer em meses ou anos, seja paciente e demonstre esse cuidado, isso pode evitar desconfortos. Sem deixar isso claro, poderemos ter muita resistência pela frente ou não atender as expectativas.
Inicialmente respeite os papéis, cargos, responsabilidades e processos estabelecidos.
Ao respeitar os papéis/cargos, evitará que as pessoas se sintam incomodadas por mudanças que ainda não estão explicitamente ou mesmo se são necessárias. As pessoas se sentirão mais seguras, dessa forma, será mais fácil que a colaboração emerja naturalmente e elas poderão perceber os benefícios que Kanban poderá trazer. Ao fazer uma relação com a pirâmide de Maslow, segurança é uma das bases para a interação social, portanto, continue proporcionando um ambiente seguro para poder alcançar a colaboração. Minimizar um fator que possa estimular o caos lhe ajudará muito melhoria contínua.
Estimule os atos de lideranças em todos os níveis organizacionais.
Algo que ficou bem claro para mim no curso Masterclass Coaching com o David J. Anderson foi que a iniciativa do uso de Kanban não se mantem se não houver liderança para estimular, atuar e até mesmo conduzir na mudança evolucionário. E quando falo de liderança não é só uma pessoa ou o herói de quadrinho. São as pessoas que tenham interessem em atuar na evolução do fluxo. Ao identificar essas lideranças é importante apoiá-las para que as mesmas sejam catalizadoras das melhorias contínuas. Isso trará a conotação que o ambiente é seguro para mudanças, por mais pequena que seja.
Deixo como sugestão rever seu Kanban e tentar vincular com os itens acima para explorar da melhor forma a evolução da aplicação desse método no seu ambiente de trabalho.
Leia também aqui o que David Anderson fala sobre essas pressuposições e os princípios, os quais já falamos no nosso Pub.
No vídeo do Rodrigo Yoshima também comenta sobre esses fatores:
Abraços
