Os princípios do Kanban

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E aí, galera!!

Hoje vou falar um pouco sobre o processo que utilizamos aqui, em nosso pub, para escrever nossos posts. Vocês devem estar se perguntando:

Mas, Diogo, por que eu deveria saber o processo que vocês utilizam?

Então, porque me deu vontade aqui utilizamos os princípios básicos do Kanban e no post de hoje irei falar mais sobre esses princípios.

Antes de começarmos, devemos falar um pouco sobre a definição do Kanban. Além de ser uma palavra japonesa que significa cartão visual, é também o sistema “puxado” que é utilizado pela Toyota, há décadas, para controlar visualmente suas linhas de produção. Entretanto, os pioneiros em trazer esse sistema para dentro da area de desenvolvimento de software são David J. Anderson e Don Reinersten. Jesper Boeg, autor do mini-livro Kanban em 10 passos, afirma o seguinte:

[Eles] tem se empenhado para expandir o conhecimento do Lean e o uso do Kanban para visualizar e otimizar o fluxo de trabalho de desenvolvimento de software, nas áreas de manutenção e operações.

Legal né? Agora vamos para os princípios, usando como exemplo o nosso processo.

numero-1

Visualize seu fluxo de trabalho.

Ora, para termos ideia sobre o que queremos melhorar, é preciso enxergarmos o que está sendo feito e como isso está acontecendo. Só assim iremos ver onde estão os principais problemas e gargalos.

No contexto utilizado aqui em nosso pub, temos sete etapas: Backlog, Priorizado, Escrevendo, Aguardando Revisão, Revisão, Aguardando Publicação, Publicado.

Ou seja temos nosso backlog de assuntos, priorizamos e damos visibilidade quem está escrevendo e quem está revisando. Afinal de contas, é muito importante focarmos nas entregas de valor para vocês, então não podemos nos dar o luxo de desperdiçarmos o tempo escrevendo o mesmo post duas vezes.

numero-2

Limite seu Work In Process (WIP).

No Kanban, temos uma frase bem conhecida por quem o utiliza: PARE DE COMEÇAR E COMECE A TERMINAR. Limitando sua quantidade de itens por fazer e/ou inacabados, você pode reduzir o tempo que esses itens levariam para chegar no final do seu fluxo de trabalho. Você também pode evitar problemas de mudança de tasks (e consequentemente, seus contextos).

Ora, se você deixa de ser multi-tasking e começa a focar em apenas em um item (seja ela uma atividade ou funcionalidade), você passa a imergir 100% naquele contexto. Sobre essa questão gosto de fazer analogia a mangueira: se você quer que a água saia mais forte, você não abre mais a torneira, certo? Você simplesmente tampa uma parte da saída de água da própria mangueira.

Em nosso pub, como WIP para a coluna Escrevendo é de apenas dois itens, um para mim e outro para Jana. Em nenhum momento nós podemos escrever mais de dois posts simultaneamente.

numero-3

Deixe explícita as políticas de cada coluna.

Muito semelhante com a Definição de Pronto, as políticas das colunas são essências para garantir a qualidade do que está sendo feito. São através delas que iremos determinar o que cada item deve ter para seguir para a próxima coluna.

Aplicando esse pensamento em nosso contexto, destaco a coluna de revisão. O post só pode passar para “aguardando publicação” caso todos os itens levantados na revisão estejam feitos (ou pelo menos tenham sidos levados em consideração) e também se a imagem de divulgação do post esteja definida. Para nós, isso garante que o post tenha passado pelo nosso processo de qualidade, pois um post sem imagem ou com erros de português é algo que compromete muito a seriedade do conteúdo. Apesar de ter uns errinhos aqui e acolá :P.

numero-4

Mantenha o foco em seu fluxo e meça-o!

Agora que você tem visibilidade do seu fluxo, determinou o seu WIP e sabe das políticas das colunas, é preciso ver como seu fluxo se comporta. Essa é uma excelente oportunidade para coletar métricas do andamento dos itens. Métricas como o seu lead time e cycle time são ótimas, pois dão visibilidade do que precisa ser melhorado (iremos falar sobre isso em outro post). Essa questão me lembra o post do nosso amigo João Reis que cita uma frase bem interessante de Peter Drucker:

O que pode ser medido, pode ser melhorado.

numero-5

Evolução constante.

Visto que agora temos a visibilidade de onde estão os nossos problemas e gargalos, é preciso melhorar o nosso fluxo. Jesper Boeg é bem claro quanto a isso:

O foco do Kanban é conduzir mudanças evolucionárias.

Para conseguirmos ter esse tipo de mudança, é preciso que nosso processo de melhoria contínua esteja sempre afiado. Então é sempre importante analisarmos as métricas coletadas e identificar onde podemos melhorar.

Vale ressaltar também que, por ser baseado no pensamento Lean, o Kanban funciona com a ideia de sistema puxado. Ou seja, para termos vazão do que está sendo feito, é necessário a próxima etapa puxar o item finalizado da etapa anterior para dar continuidade no bom andamento das coisas. Perceba que há uma vasta diferença quando tratamos de puxar e empurrar. Por exemplo, quando alguém do time puxa uma atividade, significa dizer que esta pessoa está se comprometendo em desenvolver aquela atividade. Já quando alguém empurra uma atividade para a pessoa, significa dizer que você está colocando a responsabilidade nas costas de outra pessoa. Consegue perceber a diferença?

Recomendo muito a leitura desse mini-livro do Jesper Boeg. Ele é bem sucinto e fácil de entender.

Portanto, fica claro que o Kanban é uma excelente forma para se trabalhar o processo de seu time. Podemos enxergar diversos benefícios, tais como: deixar visível como seu trabalho afeta o processo, deixar transparente como as coisas funcionam e a identificação de desperdícios. Nesse post procurei focar mais nos princípios. Pretendo ir aprofundando sobre o assunto em outros posts.
Se teve alguma dúvida, deixa aí nos comentários. Caso a gente não saiba da resposta, conhecemos pessoas que podem saber. 🙂

Um grande abraço.

Showing 5 comments
  • ELTON CESAR RENDACK
    Responder

    Simples e objetivo. Parabéns pelo post. Também estou utilizando o Kanban para gerenciamento da nossa equipe nos trabalhos que realizamos. O legal de tornar tudo visível é que a equipe se motiva a realizar as tarefas e não temos as perguntas “e agora o que tem de fazer” uma vez que está tudo no quadro com priorização.

    • Jana Pereira
      Responder

      Boa, Elton.
      Dar visibilidade do seu trabalho para vocês mesmo é um passo importante, pois isso também acaba influenciando as pessoas ao seu redor. Lembre-se que esse é uma das propriedades do Kanban.

      Visualize o Fluxo de Trabalho
      Limite Trabalho-em-Progresso
      Meça e Gerencie o Fluxo
      Torne as Políticas do Processo Explícitas
      Use Modelos[ 1] para Reconhecer Oportunidades de Melhoria

      Anderson, David J.. PortugueseKanbanRevisedfor ebook (Locais do Kindle 614-622). Blue Hole Press.

      Sucesso!

  • ELTON CESAR RENDACK
    Responder

    Obrigado!! Estou aqui novamente para basear uma apresentação de Kanban com Trello para uma reunião de diretores.

    • Jana Pereira
      Responder

      Sucesso na sua abordagem, caso você queira ajuda, podemos trocar ideias sobre Kanban no RH, no setor Jurídico, até na gestão de portfólio. Abraço

  • Marcos Paulo
    Responder

    Parabéns, muito esclarecedor.
    (Cheguei aqui depois do Agile Brazil 2017)

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