Experiência do voluntário no SGRIO 2021

Certamente vocês já devem ter ouvido falar no Scrum Gathering Rio, evento oficial da Scrum Alliance e um dos principais eventos de Agilidade da América Latina. No ano de 2021, o SGRIO ocorreu totalmente online nos dias 26, 27 e 28 de maio e não deixou nada a desejar ao evento presencial, que na minha opinião é o melhor evento de agilidade do Brasil. Foi a segunda vez que participei da organização e vou contar um pouco como foi a minha experiência como voluntário no SGRIO 202One :).

PRIMEIRAMENTE, O DESAFIO DO EVENTO ONLINE

Tínhamos a grande missão de garantir a mesma experiência do evento presencial para os participantes. A organização do evento trabalhou duro e trouxe uma plataforma muito realista em 3D, trazendo as salas Maracanã, Arcos da Lapa, Corcovado, Copacabana e Pão de Açúcar, iguaizinhas ao presencial e com palestras de alto nível.

Tivemos nosso painel de Feedbacks, que é bem característico do SGRIO, de forma online com a ferramenta Slice. Até porque um evento de agilidade sem feedbacks, adaptação e melhoria contínua, não é um evento de agilidade. 

O que falar da praça Apoteose que comportou os estandes e espaços para Coach Clinics, networking e Open Spaces? Este último espaço foi realizado através da sensacional ferramenta Spatial Chat – que na minha opinião foi a cereja do bolo do evento – e contou com a presença de pessoas maravilhosas dos Podcasts Love The Problem, Pontes e Elefantes, Segue o Flow e Agile Girls.

PRÉ-EVENTO

Antes de tudo, no dia anterior ao evento, o time de voluntários se reuniu e fez um team building onde fizemos dinâmicas para nos conhecer melhor, colocar todos em sintonia, construir o propósito do time e tira um pouco do nervosismo do evento. 

Para quem nunca participou de um Team Building, foi uma oportunidade incrível de aprendizado e vivência na prática. Neste encontro, definimos também a escala do evento, onde e qual papel cada voluntário estaria ajudando durante os três dias de evento.

Nesta edição online tivemos os seguintes papéis:

• Liminha: responsável pela interação e engajamento no chat das salas, fazendo perguntas e animando a galera;
• Moderador de sala: Responsável pelo código de conduta nas salas, sorteio de prêmios, feedbacks das palestras e pesquisas do evento;
• Apoio: responsável em fazer os testes com os palestrantes meia hora do início das palestras, apoio na passagem das perguntas dos participantes para o Mestre de Cerimônias e interagir com os palestrantes durante o  Q&A;
• Mestre de Cerimônias: responsável por apresentar e fazer o momento perguntas e respostas com os palestrantes, mantendo a interação e energia com os participantes.

Gosta de Team Building? Então dá uma olhada nessa dinâmica!

OS TRÊS DIAS DE EVENTO: PRIMEIRO DIA

O primeiro dia de evento foi o mais tenso. A plataforma que estávamos usando era nova para todos e, apesar de vários testes, deu um friozinho na barriga e muitas coisas aprendemos ao vivo e na prática. Contudo, tivemos problemas com a ferramenta na parte do sorteio dos prêmios e que foi prontamente solucionado pelo fornecedor da plataforma online. 

Em seguida no keynote, recebemos o feedback dos participantes que o tradutor não mandou muito bem e a organização saiu em busca de um novo tradutor, fez alguns testes e o escalou para o segundo e terceiro dia do evento. Bom, estes foram alguns dos problemas e melhorias que enfrentamos durante o primeiro dia.

Ao término do primeiro dia de evento, partimos para a retrospectiva do time de voluntários, onde tivemos a oportunidade de reconhecer o trabalho do time, levantarmos o que foi muito bom no primeiro dia, o que não foi muito bom e definirmos ações para o segundo dia de evento. 

Como eu disse anteriormente, em um evento de agilidade não poderia faltar adaptação e melhoria contínua. 

Se basearmos o time de voluntários no modelo de Tuckman, passamos pelos estágios de Forming e Storming neste primeiro dia. Para quem não conhece, a teoria foi criada como tentativa de explicar o comportamento de grupos durante todo o seu ciclo de formação.

OS TRÊS DIAS DE EVENTO: SEGUNDO DIA

No segundo dia, depois da vivência anterior e dos aprendizados, estávamos mais preparados e tranquilos!

Passamos do estágio de Storming para Norming, mandamos super bem na moderação e na interação com os participantes nas salas, não tivemos mais problemas com a plataforma nos sorteios e continuamos de olho no mural de feedbacks, atuando em melhorias pontuais. Entretanto, aconteceu uma situação pontual em uma das salas e que tivemos que “nos  virar nos trinta”.

Um dos palestrantes teve problemas com sua internet e caiu no início da apresentação. Como a palestra era em dupla, o Mestre de Cerimônias conseguiu contornar a situação primordialmente, tranquilizando e passando a confiança ao outro palestrante. Logo, foi possível seguir com a palestra sem afetar o público do evento.

No final do segundo dia, nova retrospectiva e hora de reconhecermos o trabalho do time, levantarmos o que foi muito bom, o que não foi tão bom assim e definirmos ações para o último dia de evento. Em resumo, saímos da cerimônia com muitos pontos positivos do segundo dia e poucas ações para o último dia de evento.

OS TRÊS DIAS DE EVENTO: TERCEIRO DIA

No terceiro e último dia de evento, posso dizer que chegamos ao estágio de Performing! E claro, se não tivesse emoção, não seria o último dia. Tivemos um problema em que o painel de Feedback foi deletado, mas prontamente a organização e o fornecedor do mural conseguiram recuperá-lo.

Como falei anteriormente: melhoria contínua, resolução de problema e adaptação ocorre a todo momento. Ao final do dia, conseguimos entregar um evento com gostinho de quero mais para os participantes.

GANHOS IMPLÍCITOS TRABALHANDO COMO VOLUNTÁRIO

Ao falar de trabalho em equipe, temos a oportunidade de experimentar, na prática, o estágio de Performing que muitas vezes não conseguimos chegar nas empresas que trabalhamos, pois as equipes se desfazem no meio do caminho. Sem falar da união do time pelo mesmo propósito.

Além disso, aprendemos agilidade na prática com melhoria contínua e adaptação. Algumas Soft skills como: autogestão, colaboração, comunicação, criatividade, empatia e tomada de decisão são trabalhados e explorados a todo momento. Também conhecemos novas ferramentas e aprendemos a explorá-las durante todo o evento. Fomentamos a cultura de Feedback e tivemos a oportunidade de vivencia-la, levando para o mundo corporativo todo o aprendizado ao término do evento.

DEPOIMENTO

Em outras palavras, foi mais uma experiência incrível e amei demais participar como voluntário do SGRIO pela segunda vez! Conheci novas pessoas, fiz networking e novos amigos, melhorei meus hard e soft skills, ajudei a comunidade e, ainda assim, trabalhei o meu propósito que é “Aprender e compartilhar constantemente para gerar oportunidades de forma que ajude muitas pessoas”.

Por fim, o time de voluntários e organização forneceram muita confiança, abertura e autonomia nestes dias, para que este propósito acontecesse. Gratidão em fazer parte da família SGRIO.

Quer saber como foi ser voluntário do SGRIO nos anos anteriores? Dá uma olhada nestes links:
- http://agile.pub/assuntos-diversos/os-voluntarios-do-scrum-gathering-rio-2018/
- http://agile.pub/assuntos-diversos/auto-organizacao-e-o-trabalho-voluntario-do-scrum-gathering/