Lidando com as Resistências.

No post anterior falei sobre como introduzir pacotes de trabalho ágeis em projetos tradicionais como forma da equipe começar a aprender a lidar com as novas práticas. Neste vamos ver como lidar com as resistências que surgiram!

Todos nós sabemos que mudar é difícil. É mais fácil continuar fazendo a mesma coisa pelo simples motivo que somos “craques” nela. Já imaginou colocar o Neymar em um time de basquete? Não vai dar certo de primeira! Se ele tentar pode ser que se torne também  um craque do basquete. É assim também com as equipes de projetos ágeis ou tradicionais.

Lidando com as Resistências: Flexibilize o Trabalho!

What if i told you resistance is a futile

Se você está introduzindo métodos ágeis em um projeto tradicional, provavelmente está usando membros da equipe que conhecem os métodos ágeis. Em um projeto tradicional existe toda uma questão de criar documentação, atas de reunião, registro de horas, etc. Isso para um agilista é quase o fim do mundo. Então flexibilize! Crie ou utilize ferramentas de documentação ou apontamento de horas que sejam simples e que eles não precisem gastar horas para desenvolver. Você terá seus registros para atender o PMO e ao mesmo tempo não complicar a vida do agilista.

O PMO quer fazer uma sessão longa de Lições Aprendidas? Distribua semanas antes um formulário no Typeform com duas ou três perguntas para sua equipe enviar as lições aprendidas. Você exporta para o Excel no próprio site do Typeform e sua reunião de lições aprendidas será bem mais objetiva.

Afinal, nada pior do que realizar uma reunião com sua equipe pensando “Por que será que me chamaram para essa reunião?”

A flexibilização também vale para os profissionais tradicionais. Durante a atividade no “Pacote com Agile” não espere que os profissionais apareçam na sua reunião de 15 minutos no horário e consigam. Comece com reuniões semanais com 40 minutos e vá diminuindo e aumentando a frequência. Está difícil consolidar a agenda de todos? Simples: Compre um bolo de chocolate e chame todos da sua equipe! Enquanto estão comendo e conversando, aproveite para falar de alguns assuntos do projeto. Garanto que vão querer cerveja bolo toda semana! 😀

Ah Alexandre, tudo bem, a ideia parece boa, porém o pessoal tradicional ainda é resistente e está me dando dor de cabeça!

Perfil dos Tradicionalistas

Você já se colocou no lugar deles? Lembre-se que você é o “estranho inovador barroco diferentão” que quer mudar a forma de trabalho dele. Você chega um dia falando de projetos híbridos, de Agile, de novas técnicas de levantamento de requisitos e por aí vai.

Quando realizamos um trabalho, gastamos mais tempo fazendo a atividade do que pensando em como fazer a atividade. Quando você muda a forma de trabalhar, você gasta um bom tempo para entender novamente o como fazer do que em realmente fazer. 

As pessoas são diferentes, com perfis diferentes. Para facilitar seu trabalho, procure agrupar as pessoas em alguns grupos. Fazendo isso você poderá identificar mais facilmente quais técnicas aplicar com cada um para melhorar a integração na equipe. Aprendi com o Vitor Massari uma forma bem simples de classificar estes profissionais:

Conservadores

São aquelas pessoas que não conseguem começar um trabalho se não detalharem tudo nos mínimos detalhes. São os que criam longos cronogramas, com dezenas ou centenas de atividades, tentando prever meses ou anos de trabalho no projeto. São os mesmos que não querem mudar por achar que do jeito que está, está bom, ou que gostam dos seus longos documentos de especificação de 120 páginas.

Pragmáticos

Dizem que já ouviram falar dos métodos ágeis e não conseguem perceber pra que serve. Querem entender como isso vai melhorar a qualidade dos seus projetos. Dizem que não se importam com as técnicas desde que tragam resultados.

Inovadores 

Gostam muito de mudanças, querem abalar as estruturas. Não enxergam valor em um business case pois acham mais produtivo realizar um brainstorming do que elaborar um longo plano. Discute o valor agregado de cada documento. Se ele precisa montar um documento de 20 páginas, gasta mais tempo tentando convencer as pessoas a fazer um documento de cinco páginas do que realmente trabalhando no documento. Pessoas de forte opinião!

Olhe ao seu redor e verá que conseguirá encaixar a maior parte dos seus colegas nestes três tipos.

Lidando com os Perfis

Fonte: Odyssey

As pessoas são diferentes e felizmente a maior parte delas quer melhorar, quer mudar e nem sempre sabe como. Como a Jana comentou em seu artigo “Mudanças – Como Geri-las“, temos que compreender as pessoas ao nosso redor, entender suas diferenças. Um grupo, uma equipe ou um sistema só vai mudar e evoluir se as pessoas dentro deles realmente quiserem isso.

Sabemos que a probabilidade do conservador resistir ao processo de mudança é alto. O inovador deve facilitar, já que gosta de aprender tudo o que pode facilitar sua vida. Os pragmáticos ficam mais em cima do muro, porque gostam de ver os resultados. Então como atender essa massa de perfis?

Para os pragmáticos, abuse dos relatórios visuais. Mostre para ele que acompanhar um projeto usando um gráfico burndown/burnup ajuda a minimizar custos no projeto. Mostre o Kanban e a facilidade dele selecionar as atividades com maior benefício ao projeto.

Para os Inovadores, tente diminuir a parte burocrática e mostre pra ele a importância de uma documentação de qualidade. Um documento de qualidade não precisa ser longo e dependendo da fase atual da empresa é melhor desenvolver e evidenciar esta melhoria do que gastar tempo resistindo a criação dele.

Já para os conservadores, você pode quebrá-los em mais quatro tipos:

Céticos 

São os que acham o Scrum bonito, legal, porém não acreditam em seu funcionamento. Pensam que ele só funciona pra alguns tipos de projetos de software e nada mais. Para este tipo, recomendo que faça workshops e traga casos de uso reais. É o “ver pra crer”.

Seguidores do Processo

São os que dormem com o PMBOK do lado da cama. Não conseguem fazer nada se  o termo de abertura não estiver homologado, em papel timbrado dentro da pasta X. Não quer mudar simplesmente porque o ano está acabando ou cria desculpas. Costumam justificar suas falhas usando os documentos, dizendo que não fez porque não estava escrito. Geralmente a “bronca” é algo mais pessoal do que profissional. Tente identificar a causa raiz desta resistência e busque adaptações. Você terá bons resultados com eles nas atividades híbridas, onde você realiza o brainstorming e esta pessoa transforma o resultado em um documento padrão. Com o tempo ele vai ver que não precisará mais do documento e ele mesmo irá propor uma mudança no processo.

Apegados ao Status Quo

Este tipo é divertido. São os que não querem mudar porque tem medo de perder o “poder”. É o líder técnico que pensa que vai perder o poder sobre sua equipe para o Scrum Master ou o Gerente de Produto que não vai mais conseguir abrir ‘trocentos’ projetos já que a equipe limitou sua capacidade de entrega. Para estes a melhor abordagem é trabalhar com o ego. Mostre casos de sucesso em grandes empresas, com grandes profissionais. Isso criará aquele clima “Poxa, se ele conseguiu, também vou conseguir”.

Sabotadores

Este é difícil. Já passei uma vez por uma situação em que um profissional removia post-its do Kanban escondido apenas para prejudicar o trabalho do projeto. Achávamos que eles caíam e a faxineira jogava fora… Este é o mais complicado. Não querem usar Scrum de forma alguma! Se remover da equipe não for opção, tente uma abordagem mais top-down, com a gerência apoiando e incentivando. Identifique quem ele respeita na empresa e peça apoio desta pessoa no projeto. Ele vendo o profissional de referência apoiando você, pode convencê-lo a atuar melhor no seu projeto.

Ah Alexandre, as pessoas são muito diferentes, não é errado classificá-las em pequenos grupos? 

É claro que você não vai chegar na pessoa e dizer “Ei, seu conservador, você precisa melhorar!”

Você pode até pensar em uma outra forma de chamar, ao invés de ‘classificar’, porém separar as pessoas em grupos facilitará a forma que você vai lidar. Se você perceber, estará buscando entender o VALOR que cada uma vê no trabalho e na vida pessoal. Entender o conceito de VALOR para cada um deles, ajudará a você guiá-lo para atingir este valor e, ao mesmo tempo, ajudá-lo a avançar em prol do seu projeto e de toda a sua equipe.

Gostaram do assunto? Vamos continuar na próxima semana? No próximo artigo vou falar sobre como criar o Comitê de Transição, a Comunidade de Melhorias e sobre como criar um projeto piloto para implantar métodos ágeis na sua empresa. Obrigado pela leitura e até a próxima!

Referências:

Agile Scrum Master no Gerenciamento Avançado de Projetos